各毕业班级：
随着毕业季的来临，各项毕业生工作正有序推进。为了更好地做好毕业生档案记录的工作，确保毕业生毕业后档案齐全，现将完善2023届毕业生档案通知如下：
1、6月2日前，安排1-2名班委到机械工程学院学工办（A7-430）找徐老师，核查班级档案是否齐全。其中包括班级所有人是否都有档案，是否每个人的档案袋里都有《新生入学登记表》等重要内容，如果没有的请相应同学在6月2日前补齐。
2、根据《机械工程学院关于学生干部建档的规定》（详见附件），按照我院毕业生工作安排，决定于6月9日前进行本届毕业学生干部建档工作，符合条件的学生干部必须于6月9日前将书面申请和档案卡以班级为单位汇总由辅导员（班主任或指导老师）审核签署意见后交A7-430学生助理或徐文才老师处，否则视为弃权处理。
3、党员和入党积极分子档案的完善。请党员先锋队牵头，带领各支部积极完善毕业生党员和入党积极分子的相关档案材料，补齐截止6月的培养考察意见，检查每个人的档案资料是否符合党员发展时间逻辑，前后内容是否一致，材料是否齐全，应签字的地方是否都有签字，该填的意见是否都已完成，涉及名字的地方是否是其本人，有无存在“张冠李戴”的现象，应该盖的章是否都已经盖好（具体要求可咨询邓山老师）。核查无误后，党员档案需要单独装档密封（由邓山老师统一安排），入党积极分子相关材料直接并入该生学籍档案（在徐文才老师的指导下归档）。
4、请手里还自己保管了团员档案的同学，于6月2日前将团员档案交到A7-430徐文才老师处，便于装进个人档案里，以免丢失。
5、青年大学习档案由团委学生会统一清理，在毕业生离校后统一装档。
附件：
机械工程学院关于学生干部建档的规定
为进一步促进我院学生工作，规范学生干部管理，形成良好院风、班风和学风，特对部分毕业学生干部进行档案管理。
一、管理方式
将部分工作业绩突出的毕业学生干部对机械工程学院所做工作进行整理、记录和核实，待其毕业时载入个人人事档案。
二、建档对象
1、机械工程学院学生在校学生会担任干事职务以上，任期一年以上，工作比较突出，可向学院提出申请建档，由学院团委审核及签署意见。
2、机械工程学院学生在校、院各学生社团担任副部长以上，任期一年以上，工作业绩突出，可向学院提出申请建档，由各社团分管单位审核及签署意见。
3、在机械工程学院团委、学生会任学生干部（含干事）一届以上，工作业绩突出，可向学院提出申请建档，由学院团委审核及签署意见。
4、在机械工程学院各班级担任学生干部两年以上（或班长、团支书一年以上），工作业绩突出，可向学院提出申请建档，由辅导员审核及签署意见。
5、任学院学生党支部委员（含实际主持工作的党员、学院党员先锋队队员）工作一年以上，工作业绩突出，可向学院提出申请建档，由党支部书记审核及签署意见。
三、建档的基本条件
1、属于规定的建档对象。
2、无违反校规、校纪的行为，在同学中起积极带头作用。若建档后出现违纪，将取消建档学生干部资格，并将事实记档。
3、工作业绩突出，至少获一次“校、院优秀学生干部”、“五四团学干部之星”等称号。
四、建档的基本程序
1、符合建档基本条件的学生干部本人于每年六月前向学院学生工作办公室提交建档书面申请（说明具体工作情况），并交《机械工程学院学生干部档案卡》。
2、由辅导员、支部书记或学院团委进行学生干部工作情况核实。
3、由学院组织学生干部建档工作小组进行审核。
4、由学院党委批准建档名单。
5、正式建立《机械工程学院学生干部档案卡》。
6、对已建档的学生干部在毕业前再一次进行审核，确属优秀则装入个人人事档案。
机械工程学院
2022年5月29日
【编辑：学工办】
